El problema no eran las 300 facturas. Era que había una persona de administración dedicando entre 15 y 25 horas al mes a que ninguna se perdiera y a procesarlas una a una. Este es el caso real de automatización de facturas en una empresa de construcción de Bizkaia: cómo lo resolvimos sin cambiar de programas y manteniendo la revisión humana donde realmente aporta valor.
La empresa es una pyme del sector de la construcción, unas 25 personas, con sede en Bizkaia. Cada mes recibían alrededor de 300 emails con facturas de proveedores.
Alguien de administración tenía que estar pendiente de ese correo. No solo para procesar las facturas, sino para que ninguna quedara enterrada entre el resto de mensajes.
El proceso, paso por paso
Vigilar el correo para localizar cada factura
Descargar el archivo adjunto
Comprobar los datos de la factura
Introducir esos datos a mano
Renombrar el archivo con un criterio propio
Guardarlo en la carpeta correspondiente
Cada paso dependía de que una persona lo hiciera bien y se acordara de hacerlo. Los riesgos no eran hipotéticos:
Facturas que podían perderse entre el resto de correos
Archivos sin un criterio de nombres uniforme
Documentos guardados en la carpeta equivocada
Riesgo de duplicados
Con una estimación de 3 a 5 minutos por factura, 300 facturas al mes suponen entre 15 y 25 horas mensuales solo en gestionarlas. Es una estimación retrospectiva, no una medición previa a la automatización, pero da una idea real del volumen de trabajo administrativo que no aparece en ningún informe.
El cliente ya trabajaba con el ecosistema Microsoft. No hacía falta cambiarlo. Añadimos Make como capa de integración y automatización sobre lo que ya tenían.
El flujo quedó así:
Detección
El sistema identifica cuándo llega un email con una factura de proveedor.
Lectura de datos
Extrae la información necesaria de la factura: proveedor, fecha, importe, número de documento.
Comprobación
Valida que estén presentes los campos necesarios y aplica las reglas de comprobación definidas antes de continuar.
Renombrado
El archivo se renombra siguiendo una estructura fija: proveedor, fecha, número de factura.
Archivo
Se guarda automáticamente organizado por año y trimestre.
Aviso
El sistema notifica cuando corresponde preparar el envío a la gestoría.
El objetivo no era sustituir a la persona de administración. Era quitarle de encima el trabajo repetitivo para que solo tuviera que intervenir cuando hacía falta un criterio humano.
Aquí está el detalle que hace que este proceso funcione en el día a día y no solo en la demo.
Si el sistema no puede interpretar correctamente una factura, no la clasifica por suposición. La deja pendiente y genera una notificación para que alguien la revise.
Preferimos una excepción marcada a un dato mal metido que nadie llega a comprobar. Automatizar el trabajo repetitivo tiene sentido. Automatizar también las excepciones, no.
El proceso se implantó en dos semanas desde que tuvimos todos los datos de la empresa.
Un proveedor mandaba la misma factura duplicada por email. Lo resolvimos con una regla que detecta el duplicado y avisa, en lugar de volver a subir la factura.
Otro proveedor no adjuntaba la factura, sino que enviaba un enlace en el cuerpo del email. Al comprobarlo, ese enlace abría directamente el PDF de la factura, sin pedir usuario ni contraseña. Eso permitió tratarlo igual que un archivo adjunto: el sistema descarga el documento desde el enlace y sigue el mismo flujo de siempre.
No siempre sería tan sencillo. Si el enlace hubiera llevado a un portal con inicio de sesión, la solución habría sido distinta, y ahí sí habría que valorar si compensa desarrollarla para un único proveedor o si es mejor dejar esa factura concreta para revisión manual.
estimación de trabajo administrativo liberado, basada en el tiempo del proceso anterior
Antes de automatizar, gestionar unas 300 facturas al mes suponía aproximadamente entre 15 y 25 horas de trabajo administrativo, tomando como referencia un tiempo medio de 3 a 5 minutos por factura.
Tras la automatización, la persona de administración ya no tiene que procesarlas una a una. El sistema se encarga de detectar, leer, validar, renombrar y archivar las facturas, y la intervención manual queda reservada principalmente para las excepciones.
En la práctica, esto supone liberar la mayor parte de esas 15-25 horas mensuales de trabajo repetitivo, convirtiendo un proceso que exigía atención constante en uno basado en supervisión por excepción.
Este caso empezó, como casi todos, mirando el proceso completo antes de tocar ninguna herramienta. Si en tu empresa el correo se ha convertido en el sitio donde se pierden las cosas importantes, esto es lo que solemos revisar primero:
Diagnóstico de eficiencia operativa — para saber dónde se está yendo el tiempo antes de automatizar nada
Automatización de procesos en Bilbao y Bizkaia — cómo montamos flujos como este sobre las herramientas que ya usa la empresa
Consultoría de procesos en Bilbao — si el problema no es solo las facturas, sino cómo está organizado el trabajo en general
Automatizar la gestión de facturas en tu empresa — la guía general de este mismo proceso, para entender las opciones antes de decidir cómo automatizarlo
¿Está tu empresa lista para automatizar? — las señales que solemos usar para decidir qué automatizar primero, como en el caso del proveedor con enlace de este artículo
No. En este caso la persona sigue interviniendo, pero en las excepciones que requieren criterio humano, no en las 300 facturas que llegan cada mes de forma repetitiva.
No necesariamente. En este caso mantuvimos el mismo ecosistema Microsoft que ya usaba la empresa y añadimos Make como capa de automatización encima.
En este caso, dos semanas desde que tuvimos todos los datos de la empresa. El tiempo real depende del volumen de proveedores y de lo estandarizado que esté ya el proceso.
No la clasifica por suposición. La deja pendiente y avisa para que una persona la revise. Es preferible una excepción marcada a un dato mal introducido que nadie comprueba.
Depende de cómo funcione el enlace. En este caso concreto, el enlace abría directamente el PDF de la factura, así que se pudo descargar automáticamente e incorporarlo al mismo flujo que las facturas adjuntas. Si el enlace exige iniciar sesión en un portal, hay que valorar si compensa montar una integración específica para ese proveedor.
El cuello de botella casi nunca está en la contabilidad. Está en todo lo que pasa antes de que la factura llegue correctamente organizada.
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